E-Vergabe

E-Vergabe ist die die elektronische Abwicklung von Vergabeverfahrens und die Nutzung digitaler Technologien zur Unterstützung des gesamten Vergabeprozesses. Die E-Vergabe zielt darauf ab, den Vergabeprozess effizienter, transparenter und für alle Beteiligten zugänglicher zu gestalten.

Die E-Vergabe umfasst verschiedene elektronische Verfahren und Werkzeuge, die im Vergabeprozess eingesetzt werden können, darunter:

Elektronische Ausschreibungen

Die Veröffentlichung von Ausschreibungen erfolgt online über spezielle elektronische Plattformen oder Portale. Bieter können die Ausschreibungsunterlagen elektronisch herunterladen, Fragen stellen und ihre Angebote elektronisch einreichen.

Elektronische Kommunikation

Die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bietern erfolgt elektronisch über s.g. e-Vergabeplattformen. Dadurch können Fragen, Klarstellungen und weitere Informationen schnell und effizient ausgetauscht werden.

Elektronische Angebotsphase und Angebotsöffnung

Angebote werden grundsätzlich elektronisch unter Nutzung der vom Auftraggeber vorgegebenen e-Vergabeplattform abgegeben und sodann elektronisch geöffnet und geprüft und gewertet.

Elektronische Submission

Die Angebote werden elektronisch eingereicht, verschlüsselt übermittelt und sind vom Auftraggeber frühestens am Tag der Angebotsöffnung einsehbar. Dadurch wird der Geheimwettbewerb gestärkt.

Vertragsabschluss

Die "Vertragsunterzeichnung" erfolgt durch Erteilung des Zuschlages. Dieser erfolgt ebenfalls elektronisch über die Plattform.

Die E-Vergabe bietet mehrere Vorteile, darunter:

Effizienzsteigerung

Die Nutzung elektronischer Verfahren beschleunigt den Vergabeprozess, reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Daten.

Transparenz

Die elektronische Veröffentlichung von Ausschreibungen und Informationen gewährleistet eine größere Transparenz des Vergabeverfahrens und ermöglicht einen breiteren Zugang zu den Ausschreibungsunterlagen.

Kostenersparnis

Die E-Vergabe reduziert die Kosten für den Druck und den Versand von Dokumenten sowie für die physische Lagerung und Archivierung von Unterlagen.

Wettbewerb

Die elektronische Vergabe ermöglicht es einer größeren Anzahl von potenziellen Bietern, an den Vergabeverfahren teilzunehmen, da die Informationen online verfügbar sind und die Angebote elektronisch eingereicht werden können.

Wussten Sie schon?

Bei der E-Vergabe im Vergaberecht können verschiedene Fehler auftreten, die vermieden werden sollten. Hier sind einige häufige Fehler, die bei der E-Vergabe gemacht werden können:

Technische Probleme: E-Vergabesysteme erfordern eine ordnungsgemäße technische Infrastruktur und eine zuverlässige Internetverbindung. Fehler können auftreten, wenn die Plattform nicht richtig funktioniert, die Verbindung abbricht oder Dateien nicht hochgeladen oder heruntergeladen werden können. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die technischen Voraussetzungen erfüllt sind und dass die am Vergabeverfahren Beteiligten mit dem jeweils zum Einsatz kommenden E-Vergabesystem vertraut sind.
Unvollständige oder unklare Angaben: Bei der Nutzung von E-Vergabesystemen müssen die Bieter alle erforderlichen Informationen und Unterlagen korrekt und vollständig angeben. Fehler wie fehlende Dokumente, unklare Angaben oder Fehler bei der Eingabe von Daten können zum Angebotsausschluss führen. Es ist wichtig, alle Anforderungen sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt, vollständig und aktuell sind.
Fristüberschreitung: Bei der E-Vergabe sind klare Fristen für die Einreichung von Angeboten festgelegt. Es ist wichtig, diese Fristen einzuhalten, da verspätete Angebote regelmäßig auszuschließen sind. Bieter sollten sicherstellen, dass sie genügend Zeit für die Vorbereitung und den Upload ihres Angebots einplanen und mögliche technische Probleme oder Verzögerungen berücksichtigen
Mangelnde Schulung und Kenntnisse: : Bieter sollten mit dem E-Vergabesystem vertraut sein und über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um es effektiv zu nutzen. Dabei beginnt die effektive Nutzung bereits bei der Anlage von auftragsspezifischen Suchprofilen zur Optimierung der Recherche nach „passenden“ potentiellen Aufträgen. Zielgerichtete Schulungen sind regelmäßig gut investierte Zeit (und Geld).

Vergaberecht Lexikon