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Verhandlungen finden im Rahmen eines Vergabeverfahrens statt, um mit den Bietern in einen direkten Dialog zu treten und das eingereichte Angebot zu verbessern oder Unklarheiten zu klären. Die Möglichkeit von Verhandlungen dient dazu, eine bestmögliche Lösung zu erzielen und den Anforderungen des Auftraggebers gerecht zu werden.
Verhandlungen sind nicht in jeder Verfahrensart zulässig. Zulässig sind Verhandlungen unter anderem im Oberschwellenbereich im Verhandlungsverfahren nach § 17 VgV, Wettbewerblichen Dialog nach § 18 VgV und der Innovationspartnerschaft nach § 19 VgV und im Unterschwellenbereich im Rahmen der Verhandlungsvergabe nach § 12 UVgO möglich.
Die Verhandlungen im Vergabeverfahren unterliegen jedoch bestimmten Grundsätzen und Regeln:
Die Verhandlungen müssen transparent und diskriminierungsfrei erfolgen. Alle Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden, sollten die gleiche Möglichkeit zur Teilnahme an den Verhandlungen haben.
Alle Bieter müssen gleichbehandelt werden und dürfen keine Informationen erhalten, die anderen Bietern nicht zugänglich sind. Die Verhandlungen sollten auf faire und nichtdiskriminierende Weise geführt werden.
Verhandlungen können vertrauliche Informationen beinhalten. Sowohl der Auftraggeber als auch die Bieter müssen die Vertraulichkeit der während der Verhandlungen ausgetauschten Informationen gewährleisten.
Die Verhandlungen dürfen nicht dazu führen, dass grundlegende Aspekte des Vergabeverfahrens geändert werden, wie z.B. die Ausschreibungsbedingungen oder die Bewertungskriterien. Die Verhandlungen dienen dazu, das eingereichte Angebot zu klären oder zu verbessern, nicht jedoch, das Vergabeverfahren selbst zu verändern.
Die Ergebnisse der Verhandlungen können unterschiedlich sein. Es kann zu einer Verbesserung des Angebots kommen, indem beispielsweise Preise angepasst, technische Spezifikationen geklärt oder weitere Informationen bereitgestellt werden. In einigen Fällen können die Verhandlungen auch dazu führen, dass das Angebot zurückgezogen wird, wenn keine Einigung erzielt werden kann.
Verhandlungen sind ein wesentlicher Bestandteil vieler Vergabeverfahren, insbesondere bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen. Hier sind einige mögliche Fehler, die während der Verhandlungen im Vergaberecht auftreten können, und wie Sie diese vermeiden können:
Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Sie sich gründlich auf die Verhandlungen vorbereiten, die Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung wahren, eine klare Strategie haben und alle Gespräche und Entscheidungen gründlich dokumentieren. Es kann auch hilfreich sein, rechtliche oder fachliche Beratung in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen und das bestmögliche Verhandlungsergebnis erzielen.
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