Ablauf des Ver­ga­be­ver­fah­rens

Bedarfs­er­mitt­lung

Bevor der öffent­li­che Auf­trag­ge­ber sei­ne Absicht, einen Auf­trag im Ver­ga­be­ver­fah­ren zu ertei­len, öffent­lich bekannt macht, bedarf es eini­ger Vor­be­rei­tung. Im Fol­gen­den eini­ge Schrit­te. Zunächst muss der Auf­trag­ge­ber sei­nen kon­kre­ten Bedarf ermit­teln. Er muss daher fest­stel­len, was genau er benö­tigt, wann er es benö­tigt, für wel­chen Zeit­raum und mit Wir­kung für wen. Wenn er die­se Erwä­gun­gen ange­stellt hat, muss er die benö­tig­te Leis­tungs­art fest­stel­len (Bau­leis­tung, Dienst­leis­tung, Lie­fer­leis­tung, …).

Markt­er­kun­dung

Im Wege der Markt­er­kun­dung sam­melt der öffent­li­che Auf­trag­ge­ber Infor­ma­tio­nen über die am Markt zur Ver­fü­gung ste­hen­den Pro­duk­te und Metho­den, zu poten­zi­el­len Bie­tern sowie den übli­chen Prei­sen. Das dient letzt­lich als Grund­la­ge zur Erstel­lung der Ver­ga­be­un­ter­la­gen und zur Ermitt­lung der rich­ti­gen Ver­ga­be­ver­fah­rens­art. Es besteht zwar kei­ne Ver­pflich­tung, jedoch emp­fiehlt es sich, vor jeder Ver­ga­be eine Markt­er­kun­dung durch­zu­füh­ren.

Auf­trags­wert­schät­zung

Der Wert des zu ver­ge­ben­den Auf­tra­ges ist in der Regel aus­schlag­ge­bend dafür, ob eine natio­na­le oder euro­päi­sche Ver­ga­be statt­fin­det und wel­che Ver­ga­be­ver­fah­rens­art gewählt wer­den kann. Bei der Auf­trags­wert­schät­zung ist gem. § 3 Abs. 1 VgV vom vor­aus­sicht­li­chen Gesamt­wert der vor­ge­se­he­nen Leis­tung ohne Umsatz­steu­er aus­zu­ge­hen, etwa­ige Optio­nen oder Ver­trags­ver­län­ge­run­gen sind antei­lig zu berück­sich­ti­gen.

Die Schät­zung hat nach rein objek­ti­ven Kri­te­ri­en zu erfol­gen. Es ver­steht sich von selbst, dass der öffent­li­che Auf­trag­ge­ber den Wert des beab­sich­tig­ten Auf­trags nicht bewusst so schät­zen bzw. den Auf­trag nicht so „zuschnei­den“ darf, dass er die „stren­gen“ Rege­lun­gen des EU-Ver­ga­be­ver­fah­rens umgeht.

Ver­fah­rens­ord­nung

Aus­ge­hend von den Ergeb­nis­sen der Auf­trags­wert­schät­zung und der fest­ge­stell­ten Leis­tungs­art ergibt sich in der Fol­ge das Ver­ga­be­re­gime. So ist für Lie­fer- und Dienst­leis­tun­gen ober­halb der EU-Schwel­len­wer­te in der Regel die VgV anwend­bar, wäh­rend unter­halb der Schwel­le – abhän­gig vom jewei­li­gen Lan­des­recht – in dem meis­ten Fäl­len die UVgO zum Zuge kommt. Für Bau­leis­tun­gen gilt hin­ge­gen unter­halb des EU-Schwel­len­wer­tes die VOB/A und ober­halb des EU-Schwel­len­wer­tes die VOB/A EU.

Los­bil­dung

Um auch mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men die Teil­na­hem am Ver­ga­be­ver­fah­ren zu ermög­li­chen, ist die Leis­tung in Teil- und Fach­lo­se auf­zu­tei­len. Teil­lo­se wer­den dabei in der Regel nach Men­gen oder Gebie­ten unter­teilt, wäh­rend Fach­lo­se in Abhän­gig­keit von Fach­ge­bie­ten zu bil­den sind.

Ver­fah­rens­art

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Vor­be­rei­tungs­schritt stellt die Wahl der Ver­fah­rens­art dar. Zur Ver­fü­gung ste­hen bei­spiels­wei­se das offe­ne Ver­fah­ren bzw. die öffent­li­che Aus­schrei­bung, das nicht offe­ne Ver­fah­ren bzw. die beschränk­te Aus­schrei­bung oder das Ver­hand­lungs­ver­fah­ren.

Die­se Ent­schei­dung ist weg­wei­send für den Ablauf der Aus­schrei­bung. Denn hier wer­den die Wei­chen gestellt, ob sich die Aus­schrei­bung an die fak­tisch unbe­grenz­te Öffent­lich­keit rich­tet, oder ob nur eini­ge aus­ge­such­te Unter­neh­men am Ver­fah­ren teil­neh­men kön­nen.

Unter­la­gen­er­stel­lung

Danach erstellt der öffent­li­che Auf­trag­ge­ber die Ver­ga­be­un­ter­la­gen. Das sind z.B. Leis­tungs­be­schrei­bun­gen, Bewer­bungs­be­din­gun­gen sowie Ver­trags­un­ter­la­gen.

Bekannt­ma­chung

Sind alle vor­be­rei­ten­den Hand­lun­gen erle­digt und die Unter­la­gen voll­stän­dig erstellt, muss die Aus­schrei­bung ver­öf­fent­licht wer­den, damit Bie­ter von ihr Kennt­nis erlan­gen kön­nen

Die Bekannt­ma­chung des Ver­ga­be­ver­fah­rens erfolgt auf bestimm­ten Ver­ga­be­platt­for­men, in Print- oder Online-Medi­en. Sie muss die wesent­li­chen Infor­ma­tio­nen, ins­be­son­de­re Auf­trag­ge­ber, Art und Umfang des Auf­tra­ges, Aus­füh­rungs­ort sowie Art des Ver­ga­be­ver­fah­rens, ent­hal­ten. Durch die Bekannt­ma­chung soll ein poten­ti­el­ler Bie­ter in die Lage ver­setzt wer­den, über die Teil­nah­me am Ver­ga­be­ver­fah­ren zu ent­schei­den.

Die­se ers­ten Schrit­te hat der öffent­li­che Auf­trag­ge­ber zu ver­ant­wor­ten. Mit Ver­öf­fent­li­chung der Bekannt­ma­chung liegt die Ent­schei­dung bei den Bie­tern, ob sie am Ver­ga­be­ver­fah­ren teil­neh­men oder nicht.

Ange­bots­er­stel­lung

Inter­es­sier­te Unter­neh­men soll­ten die zur Ver­fü­gung gestell­ten Unter­la­gen sorg­fäl­tig stu­die­ren und sämt­li­che gefor­der­ten Unter­la­gen, Nach­wei­se, Refe­ren­zen und Erklä­run­gen zusam­men­stel­len. Vor Ange­bots­ab­ga­be soll­te z.B. noch­mals über­prüft wer­den, ob auch alle erfor­der­li­chen Signa­tu­ren (hand­schrift­lich oder digi­tal) vor­han­den sind. Wich­tig ist u.a., das Ange­bot auf dem vom Auf­trag­ge­ber vor­ge­ge­be­nen Wege zu ver­sen­den. Es emp­fiehlt sich zudem, Kopien von allen ein­zu­rei­chen­den Unter­la­gen zu fer­ti­gen.

Inso­fern der Bie­ter Tei­le der Unter­la­gen nicht ver­steht oder Vor­ga­ben unklar sind, besteht für ihn die Mög­lich­keit, Bie­ter­fra­gen an den Auf­trag­ge­ber zu rich­ten.

Ange­bots­öff­nung

Nach Ablauf der Ange­bots­frist öff­net der Auf­trag­ge­ber die Ange­bo­te. Wäh­rend frü­her noch tat­säch­li­che Umschlä­ge mit dar­in ent­hal­te­nen Ange­bo­te­nen zu öff­nen waren, läuft die­ser Schritt heut­zu­ta­ge bei­na­he aus­schließ­lich elek­tro­nisch ab. Auch die Öff­nung fin­det daher in der Regel digi­tal statt.

Ange­bots­prü­fung

Die ein­ge­reich­ten Ange­bo­te wer­den auf Voll­stän­dig­keit und for­ma­le Ver­stö­ße geprüft. Fin­det der Auf­trag­ge­ber Ver­stö­ße, so muss er ent­schei­den, ob feh­len­de Unter­la­gen nach­ge­for­dert bzw. Unklar­hei­ten durch Nach­fra­gen aus­ge­räumt wer­den kön­nen, dür­fen und/oder müs­sen. Er hat inso­weit ggf. ein Ermes­sen, von dem er auf recht­mä­ßi­ge Wei­se Gebrauch machen muss. Er kann aber auch eine Nach­for­de­rung von vorn­her­ein für alle Bie­ter bzw. Teil­neh­mer aus­schlie­ßen. Eine Nach­for­de­rungs­mög­lich­keit besteht nicht bei zwin­gen­den Aus­schluss­grün­den, etwa wenn Ange­bo­te nicht ord­nungs­ge­mäß ver­schlüs­selt oder unter­zeich­net sind oder aber in man­chen Fäl­len bei feh­len­den Preis­an­ga­ben oder ver­säum­ter Ange­bots­frist.

Wer­tung der Ange­bo­te

Auf die for­ma­le Prü­fung folgt die inhalt­li­che Prü­fung. Die­se teilt sich wie­der­um in meh­re­re Stu­fen: Eig­nungs­prü­fung, Preis­prü­fung und Wer­tung im enge­ren Sinn.

Zunächst klärt der Auf­trag­ge­ber, ob der Bie­ter die fest­ge­leg­ten Eig­nungs­kri­te­ri­en erfüllt, ob er also mit sei­nen per­so­nel­len und tech­ni­schen Mit­teln in der Lage ist, den Auf­trag ord­nungs­ge­mäß zu erfül­len. Bie­ter, die die gefor­der­ten Kapa­zi­tä­ten und Qua­li­fi­ka­tio­nen nicht nach­wei­sen kön­nen, wer­den in der Regel aus­ge­schlos­sen. In bestimm­ten Fäl­len darf der Auf­trag­ge­ber aber feh­len­de Anga­ben nach­for­dern.

Bei der Preis­prü­fung wird vor allem die „Aus­kömm­lich­keit des Ange­bo­tes“ über­prüft. Gibt ein Bie­ter einen auf­fäl­lig nied­ri­gen Preis an, so liegt der Ver­dacht nahe, dass Löh­ne unter­halb des Min­dest­lohns, geset­zes­wid­ri­ge Arbeits­zei­ten oder auch min­der­wer­ti­ges Mate­ri­al ein­ge­plant wer­den. Der Auf­trag­ge­ber muss sich dann ggf. absi­chern, dass ein Bie­ter bei der Aus­füh­rung des Auf­tra­ges nicht in wirt­schaft­li­che Schwie­rig­kei­ten gerät und den Auf­trag des­halb nicht ord­nungs­ge­mäß oder in der gefor­der­ten Qua­li­tät abschlie­ßen kann.

Zuletzt wird anhand der zuvor fest­ge­leg­ten Zuschlags­kri­te­ri­en das wirt­schaft­lichs­te Ange­bot aus­ge­wählt. Die­ses bestimmt sich nach dem bes­ten Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis. Zur Ermitt­lung des wirt­schaft­lichs­ten Ange­bo­tes kön­nen neben dem Preis oder den Kos­ten auch qua­li­ta­ti­ve, umwelt­be­zo­ge­ne oder sozia­le Aspek­te berück­sich­tigt wer­den. Aller­dings muss vor­ab bekannt gemacht wer­den, wel­che Kri­te­ri­en der Auf­trag­ge­ber her­an­zie­hen möch­te.

Infor­ma­ti­ons- und War­te­pflicht

Han­delt es sich um ein EU-wei­tes Ver­ga­be­ver­fah­ren, so wer­den die unter­le­ge­nen Bie­ter noch vor dem Zuschlag infor­miert. Ihnen wer­den die beab­sich­tig­te Zuschla­ger­tei­lung, der Name des aus­ge­wähl­ten Bie­ters und die Grün­de für ihren Aus­schluss bzw. die Nicht­be­rück­sich­ti­gung ihres Ange­bots mit­ge­teilt. Auch im natio­na­len Ver­ga­be­ver­fah­ren erhal­ten die unter­le­ge­nen Bie­ter eine Mit­tei­lung, aller­dings häu­fig erst nach Zuschlags­er­tei­lung, außer der Auf­trag­ge­ber ent­schei­det sich anders oder es ist z.B. im Lan­des­ver­ga­be­recht abwei­chend vor­ge­se­hen.

Been­di­gung des Ver­fah­rens

Das Ver­ga­be­ver­fah­ren wird been­det durch Zuschlag oder Auf­he­bung. Ent­we­der konn­te die Ange­bots­prü­fung in allen Schrit­ten voll­zo­gen und das wirt­schaft­lichs­te Ange­bot ermit­telt wer­den. Dann erhält der Bie­ter mit dem wirt­schaft­lichs­ten Ange­bot den Zuschlag. Oder aber das Ver­fah­ren wird ins­ge­samt auf­ge­ho­ben. Eine Auf­he­bung ist z.B. bei geän­der­ten Rah­men­be­din­gun­gen oder unge­eig­ne­ten Ange­bo­ten mög­lich.

Der Ablauf des Ver­ga­be­ver­fah­rens im Erklär­vi­deo

Auf unse­rem You­tube-Kanal aban­te Rechts­an­wäl­te haben wir für Sie den Lexi­kon-Ein­trag als Video bereit­ge­stellt.