Im Vergabeverfahren der öffentlichen Hand gibt es viele Besonderheiten und Herausforderungen, die sowohl Auftraggeber als auch Bieter beachten müssen. Eine aktuelle Entscheidung der Vergabekammer Nordbayern vom 11. September 2024 (Az.: RMF-SG21-3194–9‑18) hat sich damit beschäftigt, wann Bieterfragen bieteröffentlich zu beantworten sind. In diesem Beitrag fassen wir für Sie die wesentlichen Punkte zusammen.
Hier gelangen Sie zum Video der Besprechung der Entscheidung:
Bieterfragen und ihre Rolle im Vergabeverfahren – Entscheidung der Vergabekammer Nordbayern
Die Vergabekammer (VK) Nordbayern hat mit einer aktuellen Entscheidung klargestellt, wie mit Bieterfragen im Rahmen von Vergabeverfahren umzugehen ist. In einem Verfahren, bei dem Planungsleistungen für Brücken in zwei Losen ausgeschrieben wurden, kam es zu einem Streit um den Umgang mit Fragen und deren Beantwortung. Die Entscheidung hat sowohl praktische als auch rechtliche Bedeutung für öffentliche Auftraggeber und Bieter.
Hintergrund und Sachverhalt
Die Ausschreibung umfasste Planungsleistungen in zwei Losen, jeweils für die Bauüberwachung und Bauleitung bei einer Behelfsbrücke und Umfahrung. Das Verfahren war von Beginn an geprägt von zahlreichen Änderungen und Nachfragen, die zu insgesamt 23 Änderungsbekanntmachungen führten. Besonders auffällig: Einige Antworten auf Bieterfragen wurden vom Auftraggeber nicht öffentlich, sondern nur privat an einzelne Bieter kommuniziert.
Ein Bieter stellte wenige Tage vor Ablauf der Angebotsfrist eine Reihe von Fragen, die er teils erst am Tag des Fristendes beantwortet bekam – erneut nur privat. Nach Angebotsabgabe legte dieser Bieter Beschwerde ein, da die Antworten aus seiner Sicht auch für andere Teilnehmer relevant gewesen wären.
Entscheidungsfindung der Vergabekammer: Grundsatz und Ausnahmen
Die Vergabekammer bestätigte den allgemeinen Grundsatz: Antworten auf Bieterfragen müssen grundsätzlich allen Bietern zugänglich gemacht werden. Dies ist notwendig, um Chancengleichheit und Transparenz im Wettbewerb zu wahren. Sie benannte jedoch Ausnahmen, die eine private Antwort rechtfertigen können:
- Individuelles Missverständnis eines Bieters: Wenn die Frage keine allgemeine Relevanz hat, darf sie individuell beantwortet werden.
- Geschäftsgeheimnisse: Informationen, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse betreffen, dürfen geschützt werden.
- Fehlender Sachbezug: Fragen ohne erkennbaren Zusammenhang zur Ausschreibung können ebenfalls privat geklärt werden.
Im vorliegenden Fall sah die VK Nordbayern jedoch Verstöße, da Antworten auf Fragen mit kalkulationsrelevanter Bedeutung – etwa zum Leistungsumfang bei Plan- und Nachtragsprüfungen – nur privat weitergegeben wurden. Solche Informationen hätten allen Bietern zugänglich gemacht werden müssen.
Konsequenzen und Rechtsverletzung
Die Vergabekammer stellte fest, dass die private Beantwortung dieser relevanten Fragen die Rechte der anderen Bieter verletzte. Es sei nicht auszuschließen, dass die zusätzlichen Informationen den Wettbewerbserfolg des Antragstellers beeinflusst hätten, indem andere Bieter ihre Angebote anders kalkuliert hätten. Daher entschied die VK, das Verfahren zurückzusetzen und erneut durchzuführen.
Kritische Einordnung: Wo die Vergabekammer Spielräume lässt
Die Entscheidung der VK Nordbayern deckt sich weitgehend mit der gängigen Rechtsprechung, zeigt aber eine großzügige Auslegung der Ausnahmeregeln. Dies birgt Risiken:
- Individuelle Antworten: Der Hinweis, dass private Antworten bei „Missverständnissen“ oder bereits bekannten Fakten zulässig seien, könnte Auftraggeber zu einem zu laxen Umgang mit dem Grundsatz der Transparenz verleiten.
- Informationsweitergabe bei Korrekturen: Selbst kleinere Hinweise, etwa auf überarbeitete Unterlagen, sollten nach Ansicht vieler Experten ebenfalls allen Bietern zugänglich gemacht werden, um Chancengleichheit zu gewährleisten.
Die Vergabekammer bleibt in ihren Ausführungen allerdings stringent: Sobald eine Frage gestellt wird, die die Vergabestelle beantwortet, sind die Antworten an alle Bieter zu richten – unabhängig davon, wie knapp die Frist bis zur Angebotsabgabe ist.
Fazit: Transparenz gewinnt
Die Entscheidung der VK Nordbayern unterstreicht, dass Transparenz im Vergabeverfahren ein unverzichtbarer Grundpfeiler ist.
Bieter sollten darauf vertrauen können, dass Informationen gleichberechtigt und umfassend bereitgestellt werden.
Auftraggeber sind gut beraten, Bieterfragen und Antworten strikt anonymisiert und öffentlich zu kommunizieren, um unnötige rechtliche Risiken zu vermeiden.
Weitere Einblicke und detaillierte Erläuterungen zur Entscheidung finden Sie in unserem Video auf dem YouTube-Kanal abante Rechtsanwälte. Schauen Sie vorbei!
