Die Vergabekammer des Bundes (VK Bund) entschied am 25. Juni 2025 mit ihrem Beschluss (Az.: VK 1 – 36/25), dass die Nachforderung wertungsrelevanter Unterlagen im Vergabeverfahren unzulässig ist und zum zwingenden Ausschluss des Angebots führt.
Unser Video zur Urteilsbesprechung
Sachverhalt
In dem zugrunde liegenden Verfahren schrieb der öffentliche Auftraggeber anspruchsvolle Dienstleistungen im Bereich der Probenlogistik und Teilnehmerrekrutierung aus. Der Leistungsgegenstand umfasste unter anderem die Rekrutierung von Teilnehmenden über Meldeämter in mindestens 100 Kommunen, mehrere Kontaktzeitpunkte, Interviews, Messungen sowie Probenentnahmen und Probenlogistik einschließlich Präanalytik in mobilen Laboren. Da der Preis als Festpreis vorgegeben wurde, wurde der Wettbewerb ausschließlich über qualitative Zuschlagskriterien ausgetragen. Ein zentrales Kriterium – das dritte Zuschlagskriterium, gewichtet mit 15 % und maximal 5 Punkten – war die Erfahrung der benannten Schlüsselpersonen anhand der Anzahl bereits durchgeführter Projekte mit mindestens 500 Teilnehmenden. Die Bewertung erfolgte über eine Quotenformel: Das Angebot mit der höchsten Anzahl einschlägiger Projekte erhielt 5 Punkte, die übrigen wurden ins Verhältnis gesetzt.
Die spätere Antragstellerin benannte zwar Personal, versäumte es jedoch, diesem im Angebot die geforderten Projekterfahrungen konkret zuzuordnen. Ein genanntes Projekt lag zudem in der Zukunft und belegte daher keine bereits vorhandene Erfahrung. Nach einer Aufklärungsanfrage versuchte der Bieter, diese Lücken durch den nachträglichen Verweis auf einen Nachunternehmer zu füllen. Da dies eine unzulässige Änderung des ursprünglichen Angebotsinhalts darstellte, blieb das Angebot unvollständig.
Kernpunkt der Entscheidung
Der Beschluss behandelt mehrere zentrale Aspekte. Zunächst stellte die VK Bund fest, dass der Nachprüfungsantrag teilweise bereits unzulässig war: Soweit die Antragstellerin das dritte Wertungskriterium als solches angriff, war sie gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB präkludiert, da der behauptete Vergaberechtsverstoß bereits aus den Vergabeunterlagen erkennbar war und nicht bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt wurde. In der Sache stellte die VK Bund fest, dass das Angebot der Antragstellerin bereits deshalb auszuschließen war, weil wertungsrelevante Erklärungen zum dritten Zuschlagskriterium fehlten. Gemäß § 56 Abs. 3 Satz 1 VgV ist eine Nachforderung von Unterlagen dann ausgeschlossen, wenn es sich um leistungsbezogene Unterlagen handelt, die unmittelbar die Wertung des Angebots beeinflussen. Da die geforderten Projektbeschreibungen der Schlüsselpersonen hier direkt in die qualitative Punktbewertung einflossen, durften sie nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr vervollständigt werden. Ein Ermessen steht dem öffentlichen Auftraggeber in einem solchen Fall nicht zu; der Ausschluss eines unvollständigen Angebots ist nach § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV zwingend.
Darüber hinaus betonte die Kammer, dass eine nachträgliche Änderung der Leistungsverteilung – etwa die Angabe, dass ein Nachunternehmer nun doch für zusätzliche Arbeitspakete verantwortlich sein soll – eine unzulässige Angebotsänderung darstellt. Ein Bieter ist an den Inhalt seines ursprünglichen Angebots gebunden; dem Auftraggeber steht insoweit ein Beurteilungsspielraum bei der Gestaltung von Zuschlagskriterien zu, der hier nicht überschritten wurde. Zudem bestätigte die VK Bund die Zulässigkeit von Zuschlagskriterien, die auf die Erfahrung des konkret eingesetzten Personals abstellen. Solche Kriterien sind entgegen der Ansicht der Antragstellerin nicht als unternehmensbezogene Eignungskriterien, sondern als personenbezogene Qualitätsmerkmale im Sinne des § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 VgV zu werten. Hinsichtlich des Angebots der Beigeladenen stellte die Kammer fest, dass anfängliche Dokumentationsdefizite durch zulässige Aufklärung – ohne Nachschieben neuer Projekte – behoben werden konnten. Für die Auslegung der Vergabeunterlagen kommt es dabei auf das objektive Verständnis eines fachkundigen Bieters an, wobei das einheitliche Verständnis aller Bieter als wichtiges Indiz für die Klarheit der Vorgaben gewertet werden kann.
Tipps für öffentliche Auftraggeber
- Schlüsselpersonen im Zuschlag absichern: Die Bewertung der Erfahrung von Schlüsselpersonen ist als Zuschlagskriterium zulässig, sofern der Qualitätsbezug zum Leistungsgegenstand sauber begründet und operationalisiert wird.
- Abgabeanforderungen eindeutig platzieren: Alles, was für die Punktevergabe relevant ist, muss als Abgabeanforderung eindeutig und an der richtigen Stelle in den Vergabeunterlagen stehen – nicht nur in einer allgemeinen Erläuterung.
- Aufklärung sauber dokumentieren: Die Aufklärung darf nicht zur Nachbesserung eines fehlerhaften Angebots führen. In der Vergabeakte muss nachvollziehbar dokumentiert sein, dass keine unzulässige Nachbesserung zugelassen wurde.
Tipps für Bieter und Zuwendungsempfänger
- Vollständigkeit vor Absendung prüfen:. Prüfen Sie eigenverantwortlich anhand der Leistungsbeschreibung und der Wertungsmatrix, welche Nachweise in welchem Umfang zwingend mit dem Angebot einzureichen sind und ob die Nachweise personengebunden sind.
- Keine nachträglichen Inhaltsänderungen: Eine Aufklärung dient lediglich der Erläuterung; der Versuch, fehlende Erfahrungen durch neue Nachunternehmer-Strukturen zu heilen, ist unzulässig.
- Frühzeitige Rüge bei Unklarheiten: Erkennbare Mängel in den Vergabeunterlagen müssen zwingend vor Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden, um die Antragsbefugnis zu erhalten.
