Im Folgenden werden die Ausführungen aus Teil 1 dieses Beitrags fortgesetzt.
Elektronische Vergabe
Ab dem 18. Oktober 2018 hat grundsätzlich die gesamte Kommunikation während des Verfahrens elektronisch zu erfolgen. Das umfasst insbesondere die elektronische Angebotsabgabe. Von besonderer Bedeutung ist § 41 Abs. 1 VgV. Danach muss der öffentliche Auftraggeber eine elektronische Adresse öffentlich bekannt machen, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. Dort muss insbesondere die Aufgabenbeschreibung für das Projekt hinterlegt sein.
Entsprechendes wird wohl für die Festlegung und Bekanntmachung der Zuschlagskriterien und Mindestanforderungen gelten. Insoweit ist § 9 Abs. 3 Satz 2 VgV bedeutsam. Danach darf der öffentliche Auftraggeber für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen, also unter Umständen auch für den Zugang zum Vertragsentwurf, der den Erstangeboten nach § 17 Abs. 4 VgV zugrunde liegt, keine Registrierung verlangen.
Freilich ist die regelmäßig vorgesehene Möglichkeit einer freiwilligen Registrierung, die zulässig ist, auch aus der Sicht des Architekten bzw. Ingenieurs sinnvoll. Wird die Registrierung mit einer Benachrichtigung durch den öffentlichen Auftraggeber verknüpft im Falle von Änderungen der Vergabeunterlagen, erfährt der Architekt bzw. Ingenieur davon. Andernfalls muss er sich regelmäßig selbst und gegebenenfalls ohne jeden äußeren Anlass über etwaige Änderungen informieren, um keine Fehler bei der Teilnahmeantrags- oder Angebotserstellung zu begehen. Eine Registrierung vorzunehmen, kann sich daher je nach Ausgestaltung des Vergabeportals lohnen.
Projektanten
Ebenso wie bei IT-Vergaben spielt bei der Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen die so genannte Projektantenproblematik eine hervorgehobene Rolle. Gemeint ist die Frage, ob und inwieweit sich Planungsbüros an einer Ausschreibung beteiligen können, die im Vorfeld bereits für den öffentlichen Auftraggeber im Zusammenhang mit dem Auftrag, der ausgeschrieben wird, tätig geworden sind. Dies kann eine Tätigkeit nach Leistungsphasen 1 und 2 HOAI betreffen. Die Frage wird auch im Falle der vorherigen Erstellung einer Machbarkeitsstudie virulent.
Bedeutsam in diesem Zusammenhang ist § 7 VgV. Danach ist der öffentliche Auftraggeber zunächst gehalten, durch angemessene Maßnahmen sicherzustellen, dass der Wettbewerb durch die Teilnahme des Projektanten nicht verzerrt wird. An vorderster Stelle steht hier die Information der anderen teilnehmenden Unternehmen. Umfang und Zeitpunkt dieser Information sind häufig unklar und hängen vom Einzelfall ab. Auch die Festlegung angemessener Fristen ist ein Weg, etwaige Wettbewerbsverzerrungen auszugleichen. Notfalls kann der öffentliche Auftraggeber auch gehalten sein, das vorbefasste Unternehmen auszuschließen. Eine ganz andere Frage ist, ob der Architekt bzw. Ingenieur sich dies gefallen lassen muss. § 7 Abs. 3 VgV schreibt vor, dass er die Möglichkeit haben muss, nachzuweisen, dass seine Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens den Wettbewerb nicht verzerren kann.
Vergabeunterlagen und Aufgabenbeschreibung
Insoweit ist zunächst § 29 VgV zu beachten. Danach bestehen die Vergabeunterlagen in der Regel aus
- dem Anschreiben, das eine Aufforderung zur Abgabe entweder von Teilnahmeanträgen (bei Interessebekundungsverfahren nach § 38 Abs. 4 VgV) oder von Angeboten,
- den Bewerbungsbedingungen, die insbesondere die Eignungs- und Zuschlagskriterien enthalten,
- den Vertragsunterlagen, die aus der Leistungsbeschreibung oder auch Aufgabenbeschreibung sowie den Vertragsbedingungen bestehen sollen.
Abs. 2 trifft Vorgaben zur Einbeziehung der VOL/B. § 31 VgV in Verbindung mit § 121 GWB enthält mehrere Vorgaben zur Leistungsbeschreibung. Für Architekten und Ingenieure ist insoweit § 31 Abs. 4 VgV besonders interessant. Danach kann in der Leistungsbeschreibung festgelegt werden, ob Rechte des geistigen Eigentums übertragen oder dem öffentlichen Auftraggeber daran Nutzungsrechte eingeräumt werden müssen.
Lesen Sie mehr in Teil 3 dieses Beitrags.
*Dieser Rechtstipp ersetzt keinen anwaltlichen Rat im Einzelfall. Er ist naturgemäß unvollständig, auch ist er nicht auf Ihren Fall bezogen und stellt zudem eine Momentaufnahme dar, da sich gesetzliche Grundlagen und Rechtsprechung im Lauf der Zeit ändern. Er kann und will nicht alle denkbaren Konstellationen abdecken, dient Unterhaltungs- und Erstorientierungszwecken und soll Sie zur frühzeitigen Abklärung von Rechtsfragen motivieren, nicht aber davon abhalten.
