Die Vergabekammer (VK) Niedersachsen entschied am 23. April 2025 mit ihrem Beschluss (Az.: VgK-10/ 2025), dass auch interne Gründe eine Aufhebung eines Vergabeverfahrens rechtfertigen können. Um etwa den Vorwurf des Vertretenmüssens zu entkräften, sind diese internen Gründe darüber hinaus genauestens zu dokumentieren.
Unser Video zur Urteilsbesprechung:
Sachverhalt
Eine niedersächsische Kommune (AG) schrieb Projektsteuerungsleistungen europaweit aus. Parallel zu diesem Vergabeverfahren liefen ab Mitte 2024 Stellenausschreibungen für einen Bautechniker und einen Bauingenieur. Erst im Januar 2025 gelang es der Auftraggeberin, diese Stellen zu besetzen.
Daraufhin hob die Auftraggeberin das laufende Vergabeverfahren für die Projektsteuerung auf. Begründet wurde dies damit, dass durch die Neueinstellungen der Beschaffungsbedarf entfallen sein, da die neuen Kräfte die Aufgaben der Projektsteuerung nun inhouse erledigen könnten. Die spätere Antragstellerin (ASt.) rügte dieses Vorgehen als willkürlich und vorgeschoben, da man Personal nicht „auf gut Glück“ einstelle und die Aufhebung nur dazu diene, den Auftrag einem anderen Unternehmen zuzuteilen.
Kernpunkt der Entscheidung
Die VK Niedersachsen beleuchtete mit ihrer Entscheidung zwei wesentliche Aspekte des Vergaberechts:
Die Aufhebung wurde als rechtswidrig, aber dennoch wirksam bewertet. Öffentliche Auftraggeber dürfen nach Auffassung der VK Niedersachsen ein Verfahren auch aus „internen Gründen“ aufheben. Allerdings darf die Änderung der Grundlagen nicht vom Auftraggeber selbst verschuldet (im Sinne eines Vertretenmüssens) sein. Da die Auftraggeberin das Personal bewusst angeworben hatte, führte sie die Änderung der Umstände selbst herbei. Sie konnte mangels hinreichender Dokumentation nicht nachweisen, dass die Einstellung vielmehr zufällig zum Wegfall des Beschaffungsbedarfs geführt hatte. Entsprechende Zweifel der ASt. konnte die AG daher nicht beheben, sodass die VK Niedersachsen von einem Vertretenmüssen ausging.
Trotz Rechtswidrigkeit blieb die Aufhebung wirksam. Das Gericht betonte, dass ein Auftraggeber mangels Kontrahierungszwangs grundsätzlich nicht gezwungen werden kann, einen Zuschlag zu erteilen (vgl. § 62 Abs. 1 S. 2 VgV). Da der Beschaffungsbedarf durch die interne Erledigung faktisch entfallen ist und fiskalische Einsparungen erzielt werden, hatte die Auftraggeberin einen sachlichen Grund, das Verfahren zu beenden.
Die Aufhebung beendete das Verfahren wirksam, setzte die Auftraggeberin aber dem Risiko von Schadensersatzansprüchen und Kostenlasten aus.
Tipps für öffentliche Auftraggeber:
- Dokumentation ist der Schlüssel: Wenn Sie ein Verfahren aus internen Gründen aufheben wollen (z. B. wegen Neueinstellungen), müssen Sie dokumentieren, dass diese Entwicklung bei Einleitung des Verfahrens nicht vorhersehbar war. Ein bloßer Verweis auf den Wegfall des Bedarfs reicht ohne „vertiefte Dokumentation“ oft nicht aus.
- Vorsicht bei „selbstgemachten“ Aufhebungsgründen: Bedenken Sie, dass eine Aufhebung rechtswidrig sein kann, wenn Sie die Gründe dafür (wie Personalrekrutierung) selbst aktiv herbeigeführt haben. Dies kann zu Kostenfolgen im Nachprüfungsverfahren sowie Schadensersatzansprüchen führen, auch wenn Sie den Auftrag nicht vergeben (wollen).
Tipps für Bieter und Zuwendungsempfänger:
- Unterscheidung Wirksamkeit vs. Rechtmäßigkeit: Seien Sie sich bewusst, dass eine erfolgreiche Rüge gegen eine Aufhebung nicht zwingend zum Auftrag führt. Oft stellen Gerichte nur die Rechtswidrigkeit fest (was für Schadensersatz wichtig ist), verpflichten den Auftraggeber aber nicht zur Fortsetzung des Verfahrens, wenn der Bedarf tatsächlich entfallen ist.
- Ausnahme „Scheinaufhebung“: Eine Aufhebung ist ausnahmsweise dann unwirksam, wenn sie lediglich zum Schein erfolgt. Dies ist der Fall, wenn die Aufhebung nur dazu dient, das Verfahren zu beenden, um den Auftrag anschließend gezielt dem Unternehmen mit dem (vermeintlich) wirtschaftlichsten Angebot zuzuschieben.
- Genau hinschauen: Wenn eine Aufhebung sehr plötzlich und parallel zu anderen Personalentscheidungen erfolgt, lohnt sich oft eine Prüfung auf Willkür oder Diskriminierung, da diese Grenzen für eine wirksame Aufhebung relevant sind.
