Zuwendungsrecht
Die Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Für Zuwendungsempfänger beginnt die Vergabevorbereitung mit dem Zuwendungsantrag – nicht erst mit dem ersten Ausschreibungstext. Fehler in dieser Phase kommen spätestens in der Revision durch die Bewilligungsbehörde ans Licht.
Praxishinweis
So früh wie möglich
Die Vergabevorbereitung endet nicht mit dem Zuwendungsantrag
Revisionsrisiko
Nachträgliche Prüfung
Vergabefehler werden durch den Zuwendungsgeber im Verwendungsnachweis geprüft
Was wir für Sie tun
Verfahrensart & Auftragswertermittlung
Wir klären, welche Vergabeverfahrensart Ihr Zuwendungsbescheid vorschreibt, und ermitteln den Auftragswert los- oder losübergreifend korrekt.
Aufgleisung &
Losbildung
Vergabeunterlagen & Vertragsgestaltung
Warum die Vorbereitung des Vergabeverfahrens so wichtig ist
Vergabeverfahren sind nicht nur in tatsächlicher, sondern auch in rechtlicher Hinsicht voraussetzungsreich. Wer hier daneben greift, gefährdet sein Projekt und seine Förderung. Fehler in der Vertragsgestaltung holen den Zuwendungsempfänger in der Ausführungsphase wieder ein. Unsauber gefasste Vergabeunterlagen bereiten schon im Vergabeverfahren Probleme, spätestens aber bei der Revision durch den Zuwendungsgeber bzw. die Bewilligungsbehörde. Mit dem Zuwendungsantrag beginnt bloß die Verfahrensvorbereitung, beendet ist sie damit aber gerade nicht.
Die richtige Vergabeverfahrensart wählen
Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens muss immer geklärt werden, welche Vergabeverfahrensart einschlägig ist. Dies hängt meistens von der Leistungsart und vom Auftragswert ab – entscheidend sind aber auch die Nebenbestimmungen des Zuwendungsbescheids und die Praxis des jeweiligen Zuwendungsgebers. Es kann auch ein Ausnahmetatbestand einschlägig sein, nach dem Sie ein weniger wettbewerbsintensives, schnelleres Vergabeverfahren durchführen oder gar den Auftrag direkt vergeben dürfen. Um diese Fragen rechtssicher zu klären, bedarf es der Kenntnis der einschlägigen vergaberechtlichen Bestimmungen und der Rechtsprechung, aber auch der Praxis des Zuwendungsgebers. Darum empfiehlt es sich, einen Fachanwalt für Vergaberecht hinzuziehen. Gerne sind wir für Sie da.
Die Aufgleisung Ihrer Beschaffung
Beim Nachdenken über die richtige Vergabeverfahrensart fällt oftmals auf, dass unterschiedliche Gewerke beschafft werden sollen. Sofort stellt sich die Frage, ob nicht der Mittelstandsschutz die Bildung von Fach- und Gebietslosen gebietet. Und so wird aus einer auf den ersten Blick einfachen Einkaufsprozedur eine Kaskade von hintereinander und parallel durchzuführenden Vergabeverfahren, mit denen die unterschiedlichsten Leistungserbringer angesprochen werden. Wie eine Aufgleisung sinnvoll erfolgen kann und wie Ihre Vergabeverfahren aufeinander zu beziehen sind, ist eine am besten fachanwaltlich zu klärende Frage. Konsultieren Sie uns gerne jederzeit.
Gesamtvergabe – ja oder nein?
Manchmal rät die Beschaffungserfahrung dazu, gerade keine Aufteilung nach Losen vorzunehmen, sondern eine Gesamtvergabe durchzuführen. Wir denken an Generalplaner, Totalunternehmer und ‑übernehmer, Generalunternehmer und ‑übernehmer. Was gut klingt, ist aber oft genug vergaberechtswidrig und gefährdet somit auf besondere Weise Ihre Fördermittel. Ob ausnahmsweise eine Gesamtvergabe durchgeführt werden kann, sollten Sie von einer erfahrenen Kanzlei für Vergaberecht prüfen lassen.
Die losübergreifende Auftragswertermittlung
Wenn Sie Ihre Beschaffung aufgleisen und Fach- oder Gebietslose bilden, wie ermitteln Sie eigentlich dann den Auftragswert? Losscharf oder losübergreifend? Da eine korrekte und aktuelle Auftragswertermittlung zwingend erforderlich ist, um ein Vergabeverfahren einzuleiten, müssen Sie sich auch damit befassen. Am besten, Sie lassen sich hierbei von uns helfen.
Eigenerklärungen, Auftragsausführungsbedingungen, Zuschlagskriterien – und was noch?
Zur Vergabevorbereitung gehört u.a. die Vorbereitung sachdienlicher Eigenerklärungen, die Definition überprüfbarer Auftragsausführungsbedingungen, die Festlegung rechtskonformer Eignungs- und Zuschlagskriterien und natürlich die rechtliche Überprüfung der Leistungsbeschreibung, die das Herz jeder Vergabe ist. Überlassen Sie hier nichts dem Zufall, sondern fragen Sie nach fachanwaltlichem Rat.
Unwirksame Klauseln führen zu erheblicher Rechtsunsicherheit und folgenschweren Verpflichtungen. Als Zuwendungsempfänger profitieren Sie darum von modernen und zugleich maßgeschneiderten Verträgen, welche die aktuellen rechtlichen Vorgaben mit den individuellen Bedürfnissen in Einklang bringen. Auch wenn Sie zur Anwendung von Musterverträgen (z.B. EVB-IT) verpflichtet sind, kommt es auf deren Ausgestaltung im Detail an. Unsere Experten helfen Ihnen bei der Vertragsgestaltung gerne weiter und berücksichtigen dabei auch zuwendungsrechtliche Vorgaben wie das Verbot des vorzeitigen Maßnahmenbeginns.
Typischer Ablauf
- Auftragswertermittlung und Schwellenwertprüfung
- Klärung der einschlägigen Vergabeverfahrensart
- Prüfung von Aufgleisung und Losbildungspflichten
- Erstellung der Vergabeunterlagen
- Vertragsgestaltung unter Berücksichtigung zuwendungsrechtlicher Vorgaben
Häufige Fragen zur Verfahrensbegleitung
Allgemeine Erstorientierung – kein Ersatz für anwaltlichen Rat im Einzelfall.
Wann muss ich als Zuwendungsempfänger ein Vergabeverfahren durchführen?
Das hängt von den Nebenbestimmungen Ihres Zuwendungsbescheids ab. Viele Zuwendungsgeber schreiben die Anwendung vergaberechtlicher Regelwerke ab bestimmten Auftragswerten vor – unabhängig davon, ob Sie öffentlicher Auftraggeber im Sinne des GWB sind. Welche Schwellenwerte und Verfahrensarten für Ihr Vorhaben konkret gelten, lässt sich nur im Einzelfall beurteilen. Wir helfen Ihnen dabei gerne.
Was bedeutet das Verbot des vorzeitigen Maßnahmenbeginns für die Vergabevorbereitung?
Das Verbot untersagt es grundsätzlich, mit der Ausführung des geförderten Vorhabens – einschließlich rechtlich bindender Auftragsvergaben – zu beginnen, bevor der Zuwendungsbescheid erteilt wurde. Vorbereitende Schritte wie Planung, Kalkulation und Erstellung der Vergabeunterlagen sind davon in der Regel nicht erfasst. Was in Ihrem konkreten Fall gilt, sollten Sie vorab anwaltlich klären lassen. Wir helfen Ihnen dabei gerne.
Welche Folgen hat eine fehlerhafte Vergabevorbereitung für meine Förderung?
Fehler in der Vergabevorbereitung – etwa die Wahl einer falschen Verfahrensart, eine fehlerhafte Auftragswertermittlung oder mangelhafte Vergabeunterlagen – können im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung beanstandet werden. Je nach Schwere des Fehlers drohen anteilige Kürzungen oder der vollständige Widerruf der Förderung. Wie Sie sich schützen können, besprechen wir gerne mit Ihnen.
Hinweis: Keine Rechtsberatung. Alle Antworten ersetzen keine anwaltliche Einzelfallprüfung.
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