Das OLG Düsseldorf entschied am 2. September 2026 mit Beschluss (Az.: Verg 38/25), dass produktspezifische Vorgaben bei IT-Beschaffungen nach § 31 Abs. 6 VgV restriktiv zu handhaben sind. Der Auftraggeber muss konkret darlegen und gegebenenfalls nachweisen, welcher Mehraufwand, welche Funktionseinbußen und welche wirtschaftlichen Nachteile bei einer produktneutralen Beschaffung tatsächlich entstehen. Allgemeine Hinweise auf bestehende IT-Strukturen, vermutete Inkompatibilitäten oder pauschale und fehlerhafte Kostenberechnungen genügen dafür nicht. Ein bereits vorhandenes System begründet keinen allgemeinen Anspruch auf eine dauerhafte Bindung an einen bestimmten Hersteller.
Unser Video zur Beschlussbesprechung:
Sachverhalt
Eine Stadt schrieb im offenen Verfahren EU-weit 665 Tablets eines bestimmten Herstellers für ihre Schulen aus. Einziges Zuschlagskriterium war der Preis. Schüler und Lehrkräfte waren bereits mit Geräten dieses Herstellers ausgestattet, aktuell rund 2.950 Stück. Verwaltet wurden sie über ein Mobile-Device-Management-System (MDM-System), das ausschließlich das Betriebssystem dieses Herstellers unterstützt. Ein Teil der neuen Geräte sollte Altgeräte ersetzen, der Rest den Mehrbedarf durch gestiegene Schülerzahlen abdecken.
Im Vergabevermerk begründete die Stadt die Produktvorgabe vor allem so: Ein zweites Managementsystem sei „wirtschaftlich nicht sinnvoll“ und würde „zu enormer Mehrarbeit führen“, außerdem sei eine „hohe Fehlerquote“ nicht auszuschließen. Für die Umstellung auf ein neues MDM-System veranschlagte sie 60 Minuten pro Gerät, also insgesamt 2.950 Stunden oder sieben Monate Arbeit für 2,5 IT-Stellen. Den Verlust bereits gezahlter Lizenzen in Höhe von 20 Euro pro Gerät bezifferte sie auf rund 60.000 Euro.
Eine Herstellerin von Tablets mit einem anderen Betriebssystem gab kein Angebot ab und rügte einen Verstoß gegen das Gebot der produktneutralen Ausschreibung. Die Vergabekammer Westfalen wies den Nachprüfungsantrag als unbegründet zurück. Dagegen legte die Antragstellerin sofortige Beschwerde ein.
Die Antragstellerin hielt sowohl einen Systemwechsel als auch einen Mischbetrieb für problemlos möglich. Die Stadt sah die Vorgabe dagegen technisch und wirtschaftlich gerechtfertigt. Sie wandte zudem ein, die Pflicht zur Beschaffung eines neuen MDM-Systems greife unzulässig in ihre Beschaffungsautonomie ein.
Kernpunkt der Entscheidung
Das OLG Düsseldorf hob den Beschluss der Vergabekammer auf. Es verpflichtete die Stadt, das Verfahren bei fortbestehender Beschaffungsabsicht in den Stand vor Absendung der Bekanntmachung zurückzuversetzen. Der Nachprüfungsantrag war zulässig: Auch ohne eigenes Angebot ist ein Bieter antragsbefugt, wenn er einen Vergaberechtsverstoß geltend macht, der ihn an der Angebotsabgabe hindert.
Den Ausgangspunkt bildet die Beschaffungsautonomie. Das Vergaberecht regelt nicht, was der Auftraggeber beschafft, sondern wie er es beschafft. Eine Grenze zieht § 31 Abs. 6 S. 1 VgV: Der Verweis auf ein bestimmtes Produkt ist nur zulässig, wenn der Auftragsgegenstand ihn rechtfertigt. Das setzt nachvollziehbare, objektive und auftragsbezogene Gründe voraus, die tatsächlich vorliegen und andere Unternehmen nicht diskriminieren.
Der Auftraggeber hat dabei einen Beurteilungsspielraum. Seine Entscheidung muss aber nachvollziehbar begründet und dokumentiert sein. Eine vorherige Markterkundung ist hingegen nicht erforderlich. Weil Produktvorgaben den Wettbewerb stark einschränken, sind sie eng und restriktiv zu handhaben.
Das OLG unterscheidet deutlich zwischen zwei Fallgruppen. In sicherheitsrelevanten Bereichen dürfen Auftraggeber den sichersten Weg wählen und jedes Risiko ausschließen. Bei sonstigen Kompatibilitätsproblemen muss der Auftraggeber dagegen aufzeigen, dass ein Systemwechsel oder eine produktneutrale Ergänzung zu einem unverhältnismäßigen Mehraufwand führen oder die Funktionalität auf nicht hinnehmbare Weise beeinträchtigen würde. Pauschale Verweise auf vermutete Inkompatibilitäten genügen ebenso wenig wie allgemeine Wirtschaftlichkeitsüberlegungen ohne konkret ermittelte Kosten und Folgekosten. Die Darlegungs- und Feststellungslast trägt der Auftraggeber.
Diesen Anforderungen genügte die Begründung der Stadt nicht. Für zwei parallele MDM-Systeme nannte sie weder einen konkreten Zeitaufwand noch Angaben zu Konfiguration, Wartung oder Aktualisierungen. Auch einen Umstieg auf ein neues, herstellerübergreifendes MDM-System durfte sie nicht als unzumutbar abtun: Wie die Stadt vor der Vergabekammer selbst eingeräumt hatte, war ihre Rechnung mit 60 Minuten pro Gerät falsch, weil sich viele Tablets gesammelt konfigurieren lassen. Den tatsächlichen Aufwand bezifferte sie danach nicht. Das OLG hält dazu fest: Steht der Umstellungsaufwand nicht einmal der Größenordnung nach fest, lässt sich nicht beurteilen, ob er wesentlich ist.
Den Einwand der Beschaffungsautonomie wies das OLG zurück. Hier ging es nicht darum, was die Stadt beschafft, sondern um die Frage, ob die Produktvorgabe nach § 31 Abs. 6 VgV ausnahmsweise gerechtfertigt ist. Einen allgemeinen Rechtssatz, nach dem die Bindung an einen Hersteller auch bei künftigen Beschaffungen hinzunehmen ist, gibt es nicht. Entscheidend ist stets der Einzelfall.
Auch die Lizenzrechnung war fehlerhaft. Für die auszutauschenden Geräte wären die Lizenzen ohnehin neu angefallen. Bei Bestandsgeräten entsteht ein Verlust nur anteilig für deren Restlebensdauer. Für den Mischbetrieb blieb der Vortrag der Stadt ebenfalls vage. Unter anderem war die angegebene Mehrbelastung der Lehrkräfte schon rechnerisch nicht nachvollziehbar.
Zwei Fragen ließ das OLG ausdrücklich offen. Die erste betrifft die Grundsätze aus dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 9. Januar 2025 zur selbst herbeigeführten Abhängigkeit eines Auftraggebers. Die zweite betrifft die Frage, ob Gründe im Nachprüfungsverfahren nachgeschoben werden dürfen. Darauf kam es nicht an, weil auch die nachgeschobenen Gründe die Produktvorgabe nicht trugen.
Tipps für öffentliche Auftraggeber und Zuwendungsempfänger
- Aufwand und Kosten beziffern: Wer Mehraufwand und Kosten geltend macht, muss sie konkret beziffern, und zwar in Stunden und in Euro. Begriffe wie „enorme Mehrarbeit“ oder „hohe Fehlerquote“ reichen für eine Produktvorgabe nach § 31 Abs. 6 S. 1 VgV nicht aus.
- Zahlen vor der Bekanntmachung prüfen: Rechnen Sie Ihre Annahmen sorgfältig nach. Prüfen Sie zum Beispiel, ob sich Geräte gesammelt konfigurieren lassen oder ob Lizenzen nur anteilig für die Restlebensdauer verloren gehen. Fehlerhafte Berechnungen entwerten die gesamte Begründung.
- Alternativen prüfen und dokumentieren: Halten Sie im Vergabevermerk fest, warum weder ein paralleles System noch ein neues, herstellerübergreifendes System noch ein Mischbetrieb zumutbar ist. Das Gericht hat zwar offengelassen, ob Gründe nachgeschoben werden dürfen. Die Begründung sollte trotzdem von Anfang an vollständig sein.
- Bereich richtig einordnen: Nur in sicherheitsrelevanten Bereichen darf jedes Risiko ausgeschlossen werden. In anderen Bereichen, etwa im Schulbetrieb, müssen Sie deutlich ausführlicher begründen.
- Beschaffungsautonomie richtig einordnen: Ein bestehendes System rechtfertigt nicht automatisch eine Produktvorgabe. Das OLG lehnt einen allgemeinen Rechtssatz ab, nach dem ein Bestandssystem stets eine Bindung an denselben Hersteller trägt. Stattdessen verlangt es eine Prüfung im Einzelfall. Entscheidend ist die Begründung: Ist sie konkret, nachvollziehbar und belegt, kann ein Bestandssystem die Produktvorgabe im Einzelfall durchaus tragen. Wer sich bewusst in eine solche Herstellerabhängigkeit begibt, muss nach dem Hinweis im Video aber mit einer kritischen Prüfung rechnen.
- Zuwendungsempfänger einbeziehen: Diese Anforderungen an Produktvorgaben gelten auch für Zuwendungsempfänger, die selbst Aufträge vergeben.
Tipps für Bieter
- Wann sich ein Angriff lohnt: Stützt der Auftraggeber eine Produktvorgabe nur auf pauschale Aussagen ohne Zahlen, stehen Ihre Chancen gut. Der Auftraggeber muss den Ausnahmetatbestand darlegen und trägt dafür die Feststellungslast.
- Antragsbefugnis auch ohne Angebot: Wer wegen der Produktvorgabe kein Angebot abgeben kann, ist trotzdem antragsbefugt. Bestreitet der Auftraggeber, dass Sie am Markt tätig sind, sollten Sie plausibel darlegen, dass Sie selbst anbieten und nicht nur über Zwischenhändler.
- Fristen einhalten: Rügen Sie einen erkannten Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Ist der Verstoß schon in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar, müssen Sie ihn spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Das gilt bei einer Produktvorgabe in der Regel. Im entschiedenen Fall kam die Rüge vor Ablauf der Angebotsfrist.
- Zahlen des Auftraggebers prüfen: Prüfen Sie die angegebenen Zeitansätze und Kostenberechnungen genau. Im entschiedenen Fall waren sowohl die Umstellungszeit als auch der Lizenzschaden falsch berechnet.
- Risiken einkalkulieren: In sicherheitsrelevanten Bereichen haben Auftraggeber mehr Spielraum. Rechnen Sie außerdem damit, dass der Auftraggeber im Verfahren Gründe nachschiebt. Der Erfolg kann, wie hier, auch erst in der Beschwerdeinstanz kommen.
