IT-Beschaffungen rechtssicher vergeben – von der Planung bis zum Zuschlag
Software, Hardware, Cloud-Dienste, KI-Systeme: Öffentliche Auftraggeber, die IT-Leistungen ausschreiben, bewegen sich in einem rechtlich anspruchsvollen Umfeld. Das IT-Vergaberecht verbindet technische Komplexität mit vergaberechtlichen Anforderungen, die sich in den vergangenen Jahren erheblich weiterentwickelt haben. Falsch formulierte Leistungsbeschreibungen, unpassende EVB-IT-Module oder eine fehlerhafte Verfahrenswahl können ein gesamtes Beschaffungsvorhaben gefährden – durch Nachprüfungsverfahren, Zuschlagsverzögerungen oder vergaberechtlich angreifbare Verträge.
abante berät öffentliche Auftraggeber, Vergabestellen und Einkäufer bundesweit im IT-Vergaberecht. Wir kennen die aktuellen Anforderungen an Cloud-Vergaben, KI-Beschaffungen und komplexe Softwareprojekte und bringen die technische Sprache der IT mit dem Handwerkszeug des Vergaberechts zusammen.
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Warum IT-Beschaffungen besondere Sorgfalt erfordern
Kaum ein Beschaffungsbereich stellt öffentliche Auftraggeber vor so vielfältige rechtliche Herausforderungen wie die IT-Beschaffung. Die technische Entwicklung überholt regelmäßig die Verwaltungspraxis: Anforderungen an Cloud-Dienste, KI-gestützte Systeme oder moderne Softwarearchitekturen müssen in vergaberechtlich tragfähige Leistungsbeschreibungen überführt werden – und das, ohne unzulässig produktspezifisch zu werden.
Hinzu kommen die Besonderheiten des IT-Vertragsrechts. Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für IT (EVB-IT) stellen ein differenziertes Instrumentarium bereit, das richtig angewendet werden muss: Wer das falsche Modul wählt oder die Anpassungsoptionen nicht nutzt, riskiert Vertragslücken, die sich erst nach der Zuschlagserteilung zeigen. Nicht zuletzt schaffen Datenschutzrecht, IT-Sicherheitsanforderungen und der EU AI Act neue Pflichten, die beim Verfassen von Vergabeunterlagen zwingend berücksichtigt werden müssen.
abante unterstützt Sie dabei, diese Anforderungen frühzeitig zu identifizieren und vergaberechtskonform in Ihre Beschaffung zu integrieren – damit das Verfahren nicht am Ende scheitert, sondern mit dem richtigen Anbieter abgeschlossen werden kann.
Produktneutralität
Leistungsbeschreibungen, die faktisch auf ein Produkt zugeschnitten sind, führen zu Rügen und Nachprüfungsverfahren.
Falsche Verfahrenswahl
Offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren oder wettbewerblicher Dialog – die Wahl ist komplex und fehleranfällig.
EVB-IT-Risiken
Falscher Modulansatz oder Lücken in den Vertragsunterlagen erzeugen Risiken, die oft erst nach Vertragsschluss sichtbar werden.
Cloud und KI
DSGVO, EU AI Act und NIS2 schaffen neue Anforderungen, die in jede moderne IT-Vergabe einfließen müssen.
Was abante für Sie übernimmt
Als ausschließlich auf das Vergaberecht und seine Begleitrechtsgebiete spezialisierte Kanzlei begleiten wir öffentliche Auftraggeber durch alle Phasen der IT-Beschaffung. Unser Anspruch ist nicht nur rechtliche Absicherung, sondern pragmatische Unterstützung: Wir wollen, dass Ihre Beschaffung zu einem guten Ende kommt – mit dem Anbieter, der die beste Leistung bringt.
Vergabeunterlagen und Leistungsbeschreibung
Eine rechtssichere IT-Ausschreibung steht und fällt mit der Qualität der Vergabeunterlagen. Wir formulieren Leistungsbeschreibungen, die technisch präzise und gleichzeitig produktneutral sind. Wir wählen die passenden EVB-IT-Module – von EVB-IT Systemlieferung und Überlassung über EVB-IT Cloud bis hin zu EVB-IT Erstellung für individuelle Softwareentwicklung – und passen sie an Ihre konkreten Anforderungen an. Dabei berücksichtigen wir Datenschutzanforderungen, IT-Sicherheitsvorgaben und Kompatibilitätserfordernisse bereits in der Leistungsbeschreibung.
Verfahrensgestaltung und Verfahrensbegleitung
Ob offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren mit oder ohne Teilnahmewettbewerb oder wettbewerblicher Dialog: Die Wahl des richtigen Verfahrens ist bei IT-Beschaffungen keine Formsache, sondern eine strategische Entscheidung. Wir beraten Sie vor Beginn des Verfahrens, begleiten Sie durch alle Stufen, reagieren auf Bieterfragen und Rügen und sorgen dafür, dass Ihre Vergabe dokumentiert, nachvollziehbar und angreifungsfest ist. Auch die vergaberechtskonforme Durchführung von Teststellungen, Produktpräsentationen und technischen Erprobungen gehört zu unserem Leistungsumfang.
Nachprüfungsverfahren und Rechtsschutz
Wenn ein Bieter rügt oder Nachprüfungsantrag stellt, ist schnelles und kompetentes Handeln gefragt. Wir vertreten öffentliche Auftraggeber vor den Vergabekammern des Bundes und der Länder sowie vor den Oberlandesgerichten im Beschwerdeverfahren. Dabei profitieren unsere Mandanten von unserer Erfahrung aus einer Vielzahl durchgeführter Nachprüfungsverfahren – wir kennen die Argumentationsmuster der Gegenseite und wissen, worauf es bei der Verfahrensführung ankommt.
KI- und Cloud-Beschaffungen
KI-Systeme und Cloud-Dienste stellen öffentliche Auftraggeber vor neue rechtliche Fragen, die sich noch nicht vollständig in etablierter Vergabepraxis niedergeschlagen haben. Der EU AI Act verpflichtet Auftraggeber, die Risikoklasse eingesetzter KI-Systeme zu bewerten und entsprechende Anforderungen in die Vergabeunterlagen aufzunehmen. Bei Cloud-Beschaffungen müssen Datenverarbeitungslokation, Auftragsdatenverarbeitung, Drittstaatentransfers und Datensouveränität vertraglich klar geregelt sein. Wir formulieren diese Anforderungen so, dass sie vergaberechtskonform, marktfähig und durchsetzbar sind.
Vertragsgestaltung nach dem Zuschlag
Vergaberecht endet nicht mit der Zuschlagserteilung. IT-Projekte sind anfällig für Nachträge, Leistungsänderungen und Streitigkeiten über den Leistungsumfang. Wir gestalten IT-Verträge, die spätere Konflikte minimieren, begleiten Nachtragsverhandlungen und vertreten Sie bei Mängeln, Lieferverzögerungen oder Leistungsstörungen. Dabei verbinden wir vergaberechtliches und vertragsrechtliches Know-how aus einer Hand.
Ihre IT-Beschaffung verdient vergaberechtliche Begleitung auf Augenhöhe.
Wir sprechen Ihre Sprache – technisch, rechtlich und lösungsorientiert. Ob Sie ein konkretes Verfahren begleiten lassen möchten, eine Rüge auf dem Tisch liegt oder Sie eine IT-Beschaffung strategisch vorbereiten: Sprechen Sie uns unverbindlich an.
IT-Vergaberecht: Was öffentliche Auftraggeber am häufigsten fragen
Die folgenden Fragen entstammen unserer Beratungspraxis. Sie zeigen, womit öffentliche Auftraggeber im IT-Vergaberecht regelmäßig konfrontiert sind – und geben erste Orientierung, ohne den Einzelfall zu ersetzen.
Welches Vergabeverfahren ist für eine komplexe Softwarebeschaffung geeignet?
Die Antwort hängt davon ab, wie klar der Leistungsgegenstand zu Beginn beschreibbar ist. Ist die Anforderung vollständig spezifizierbar, kommt das offene Verfahren nach VgV in Betracht. Bei komplexen Softwareprojekten, bei denen technische Lösungswege noch offen sind, empfiehlt sich das Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb – es erlaubt die Anpassung des Angebots im Dialog mit den Bietern. Ist der Auftragsgegenstand so komplex, dass der Auftraggeber ihn nicht allein beschreiben kann, ermöglicht der wettbewerbliche Dialog eine gemeinsame Lösungsentwicklung.
Die Wahl des falschen Verfahrens ist ein schwerwiegender Vergabefehler, der das gesamte Verfahren angreifbar macht. Wir beraten Sie vor Verfahrensbeginn, welches Verfahren für Ihre konkrete Beschaffung rechtssicher ist.
Was müssen öffentliche Auftraggeber bei Cloud-Vergaben beachten?
Cloud-Beschaffungen berühren mehrere Rechtsgebiete gleichzeitig: das Vergaberecht, die DSGVO und das BDSG, das IT-Sicherheitsrecht (BSI-Grundschutz, NIS2-Richtlinie) sowie das allgemeine Vertragsrecht. Zentrale Fragen betreffen die Datenverarbeitungslokation – also ob und wo personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeitet werden –, die Gestaltung der Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie den Umgang mit Unterauftragnehmern des Cloud-Anbieters.
Wir formulieren diese Anforderungen so, dass sie in Vergabeunterlagen rechtssicher abgebildet sind, ohne marktgängige Angebote faktisch auszuschließen. Dabei berücksichtigen wir auch aktuelle Anforderungen an digitale Souveränität und Open-Source-Präferenzen der öffentlichen Hand.Lösungsentwicklung. Die Wahl des falschen Verfahrens ist ein schwerwiegender Vergabefehler, der das gesamte Verfahren angreifbar macht. Wir beraten Sie vor Verfahrensbeginn, welches Verfahren für Ihre konkrete Beschaffung rechtssicher ist.
Welche EVB-IT-Module gelten für welche IT-Beschaffungen?
Die EVB-IT-Familie kennt verschiedene Vertragstypen für verschiedene Beschaffungsszenarien: EVB-IT Systemlieferung für die Lieferung und Integration von Hardware-Systemen, EVB-IT Überlassung Typ A und B für den Einsatz von Standardsoftware, EVB-IT Cloud für Software-as-a-Service und andere Cloud-Dienste, EVB-IT Pflege S für die laufende Softwarepflege sowie EVB-IT Erstellung für die individuelle Softwareentwicklung. Daneben gibt es Spezialmodule für Dienstleistungen und Systemintegration.
Die richtige Modulwahl ist nicht immer eindeutig – insbesondere bei hybriden Leistungen, die mehrere EVB-IT-Typen berühren. Falsch eingesetzte EVB-IT führen zu Vertragslücken und erhöhen das Risiko von Streitigkeiten nach der Zuschlagserteilung.
Darf eine IT-Ausschreibung auf ein bestimmtes Produkt oder einen Hersteller zugeschnitten sein?
Das Vergaberecht verlangt produktneutrale Leistungsbeschreibungen. Eine Ausschreibung, die faktisch auf ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Hersteller zuläuft, verstößt gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz und ist angreifbar. Ausnahmen sind zulässig, wenn technische Kompatibilität mit bestehender Infrastruktur dies objektiv erfordert – sie müssen aber sorgfältig dokumentiert und mit einem sachlichen Grund unterlegt sein.
In der Praxis ist die Grenze fließend: Technische Anforderungen, die eine bestimmte Lösung de facto bevorzugen, ohne sie namentlich zu nennen, sind vergaberechtlich ebenso problematisch wie explizite Herstellernennung. Wir helfen Ihnen, Ihre technischen Anforderungen so zu formulieren, dass sie inhaltlich präzise, vergaberechtskonform und wettbewerbsgerecht sind.
Was ist bei der Beschaffung von KI-Systemen vergaberechtlich zu beachten?
Der EU AI Act verpflichtet Betreiber von KI-Systemen – darunter auch öffentliche Auftraggeber – zur Bewertung der Risikoklasse des eingesetzten Systems. Hochrisiko-KI-Systeme unterliegen strengen Anforderungen an Transparenz, Dokumentation, Konformitätsbewertung und menschliche Aufsicht. Diese Anforderungen müssen in den Vergabeunterlagen als Leistungs- oder Eignungskriterien abgebildet werden, damit sie im Verfahren geprüft werden können.
Daneben spielen Datenschutz, Datensouveränität, die Erklärbarkeit von KI-Entscheidungen und Fragen der Nachnutzung von Trainingsdaten eine Rolle. Da KI-Beschaffungen noch weitgehend ohne etablierte Vergabepraxis stattfinden, ist eine frühzeitige rechtliche Begleitung besonders wertvoll.
Ein Bieter hat eine Rüge erhoben – was ist jetzt zu tun?
Nach Eingang einer Rüge beginnen kurze Fristen zu laufen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, der Rüge abzuhelfen – aber er muss sie inhaltlich prüfen und dem Rügeführer schriftlich mitteilen, ob er abhilft oder nicht. Hilft er nicht ab, muss der Bieter innerhalb von 15 Kalendertagen einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer stellen – andernfalls ist das Rügerecht präkludiert.
Für den Auftraggeber bedeutet das: Die Antwort auf eine Rüge ist keine Formalie, sondern die erste Verteidigungslinie im möglichen Nachprüfungsverfahren. Eine unüberlegte oder unvollständige Antwort kann die Verteidigungsposition nachhaltig schwächen. Wir analysieren eingehende Rügen sofort, bewerten das Risiko und formulieren die vergaberechtlich belastbare Antwort. Kontaktieren Sie uns bei einer eingehenden Rüge unmittelbar.
Hinweis: Keine Rechtsberatung. Die vorstehenden Ausführungen dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle rechtliche Beratung im Einzelfall. Gesetzliche Grundlagen und Rechtsprechung können sich ändern; die Informationen stellen eine Momentaufnahme dar.
Erfahren. Fokussiert. Ausgezeichnet.
abante gehört zu den führenden Vergabekanzleien Deutschlands – ausgezeichnet durch Handelsblatt, WirtschaftsWoche und den Deutschen Vergabenetzwerk-Award. Besonders empfohlen werden unsere Anwälte Ronny Lohmann, Dr. Christoph Kins und Dr. Stefan Schmidt.
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